Was Sie Quinta SI in der ersten Stunde sagen sollten
Sie haben sich registriert, und auf dem Bildschirm steht ein einziges Eingabefeld. Kein Menü, keine Vorlagengalerie, keine Einführungstour. Das ist Absicht: SI ist das, was nach KI kommt, und Sie sagen, was Sie brauchen, statt es selbst zusammenzubauen. Es heißt aber auch, dass Sie den ersten Satz schreiben müssen. So gelingt er.
Beschreiben Sie die Arbeit, nicht die Software
Die meisten schreiben als Erstes: „Ich brauche ein CRM.“ Einen weniger hilfreichen Satz gibt es nicht, denn er nennt eine Produktkategorie und nicht Ihren Betrieb. Sie bekommen ein ordentliches Durchschnitts-CRM und verbringen die Stunde damit, es umzubauen.
Schreiben Sie stattdessen, was an einem Arbeitstag bei Ihnen passiert: „Kunden rufen wegen einer Störung an, wir schicken einen Monteur raus, der repariert vor Ort oder bestellt ein Ersatzteil, und am Monatsende stellen wir die Rechnung.“ Jedes Substantiv in diesem Satz wird zu etwas in Ihrem System. Jedes Verb wird zu einem Schritt.
Sagen Sie, wer beteiligt ist
Der zweite Satz sollte sagen, wer mit dem System zu tun hat. „Das Büro nimmt die Anrufe an, die Monteure arbeiten am Handy, und die Kunden wollen den Stand sehen.“ Erst das macht aus einer Handvoll Tabellen etwas, womit drei Gruppen von Menschen arbeiten können – und jede sieht ihren eigenen Teil.
Tragen Sie früh echte Daten ein
Halten Sie sich nicht mit den Beispielzeilen auf. Tippen Sie fünf echte Aufträge ein oder geben Sie Quinta SI die Datei, in der Sie Ihre Aufträge ohnehin schon führen. Echte Daten finden in zehn Minuten die Probleme, die Beispiele eine Woche lang verstecken: den Kunden mit zwei Adressen, den Auftrag, der sich über drei Termine zieht.
Eine Änderung nach der anderen
Wenn etwas nicht stimmt, sagen Sie genau diese eine Sache. „Zu einem Auftrag kann es mehrere Termine geben.“ Sehen Sie sich das Ergebnis an, dann kommt die nächste. Ein Absatz mit neun Änderungen bringt Ihnen neun Änderungen auf einmal – und keine Ahnung, welche davon Ihnen gefallen hat.
Erst ansehen, dann mehr verlangen
„Zeig mir die Aufträge von diesem Monat, pro Monteur“ dauert einen Moment und zeigt Ihnen, ob das System stimmt. Ein Dashboard, drei Berichte und eine E-Mail bei jeder Statusänderung zu verlangen, bevor Sie auch nur einen Auftrag angesehen haben – so verschwindet eine Stunde.
Wann Sie aufhören sollten zu beschreiben
Sobald die Person, die damit arbeiten soll, ihre Arbeit darin erledigen kann. Geben Sie das Portal einem Monteur. Schauen Sie zu, was er in den ersten zwei Minuten macht. Was er nicht findet, ist Ihr nächster Satz.
Die erste Stunde, der Reihe nach
- Ein Satz über die Arbeit.
- Ein Satz über die Beteiligten.
- Fünf echte Zeilen oder Ihre Datei.
- Korrigieren, was nicht stimmt – ein Satz pro Änderung.
- Einer Person geben, die damit arbeiten wird.