Que demander à Quinta SI pendant votre première heure
Vous venez de vous inscrire et l'écran ne montre qu'un champ de saisie. Ni menu, ni galerie de modèles, ni visite guidée. C'est voulu — SI, c'est ce qui vient après l'IA, et vous lui dites ce qu'il vous faut au lieu de l'assembler vous-même — mais cela veut dire que la première phrase, c'est à vous de l'écrire. Voici comment bien l'écrire.
Décrivez le travail, pas le logiciel
La première chose que la plupart des gens écrivent, c'est « un CRM ». C'est la phrase la moins utile qui soit : elle nomme une catégorie de produits, pas votre entreprise. Vous obtiendrez un CRM propre et passe-partout, et vous passerez l'heure à le remodeler.
Écrivez plutôt ce qui se passe dans vos journées : « les clients nous appellent pour une panne, on envoie quelqu'un, il répare sur place ou commande la pièce, et on facture en fin de mois ». Chaque nom de cette phrase devient un élément de votre système. Chaque verbe devient une étape.
Nommez les personnes
La deuxième phrase doit dire qui intervient. « Le bureau prend les appels, les techniciens travaillent depuis leur téléphone, les clients veulent voir où en est leur demande. » C'est ce qui transforme un ensemble de tables en quelque chose que trois types de personnes peuvent utiliser, chacune y voyant sa part.
Entrez vite de vraies données
Ne restez pas à admirer les lignes d'exemple. Saisissez cinq vraies commandes, ou donnez-lui la feuille de calcul que vous avez déjà. Les vraies données font apparaître en dix minutes les problèmes que les exemples cachent pendant une semaine : le client qui a deux adresses, l'intervention qui s'étale sur trois visites.
Un changement à la fois
Quand quelque chose ne va pas, dites cette chose-là, et rien d'autre. « Pour une même commande, il peut y avoir plusieurs visites. » Regardez le résultat, puis dites la suivante. Un paragraphe de neuf changements vous donne neuf changements d'un coup, sans que vous sachiez lesquels vous ont plu.
Demandez à voir avant de demander plus
« Montre-moi les commandes du mois par technicien » prend un instant et vous dit si le système est juste. Demander un tableau de bord, trois rapports et un e-mail à chaque changement de statut avant d'avoir regardé une seule commande : voilà comment une heure s'envole.
Quand arrêter de décrire
Quand la personne qui va s'en servir peut y faire son travail. Confiez le portail à un technicien. Regardez ce qu'il fait pendant les deux premières minutes. Ce qu'il ne trouve pas, c'est votre prochaine phrase.
La première heure, dans l'ordre
- Une phrase sur le travail.
- Une phrase sur les personnes.
- Cinq vraies lignes, ou votre fichier.
- Corrigez ce qui ne va pas, une phrase à la fois.
- Confiez-le à une personne qui s'en servira.