Wat u Quinta SI vraagt in uw eerste uur
U heeft zich aangemeld en op het scherm staat één invoerveld. Geen menu, geen galerij met sjablonen, geen rondleiding. Dat is met opzet: SI is wat er na AI komt, en u zegt wat u nodig heeft in plaats van het zelf in elkaar te zetten. Maar het betekent wel dat u de eerste zin zelf moet schrijven. Zo schrijft u een goede.
Noem het werk, niet de software
Het eerste wat de meeste mensen typen is "een CRM-systeem". Een minder bruikbare zin bestaat er niet, want die noemt een soort product, niet uw bedrijf. U krijgt een keurig, doorsnee CRM en bent het hele uur bezig het te verbouwen.
Schrijf liever op wat er op een werkdag gebeurt: "klanten bellen met een storing, wij sturen er iemand op af, die verhelpt het of bestelt een onderdeel, en aan het eind van de maand factureren we". Elk zelfstandig naamwoord in die zin wordt iets in uw systeem. Elk werkwoord wordt een stap.
Noem de mensen
De tweede zin zegt wie eraan meedoen. "Kantoor neemt de telefoontjes aan, de monteurs werken op hun mobiel, klanten willen zien hoe het ervoor staat." Daardoor wordt een stel tabellen iets waar drie groepen mensen mee kunnen werken, die elk hun eigen deel zien.
Zet er vroeg echte gegevens in
Vergaap u niet aan de voorbeeldrijen. Typ vijf echte opdrachten in, of geef Quinta SI de spreadsheet die u al heeft. Echte gegevens leggen in tien minuten de problemen bloot die voorbeelden een week lang verbergen: de klant met twee adressen, de klus waarvoor drie bezoeken nodig zijn.
Eén wijziging tegelijk
Klopt er iets niet, zeg dan dat ene ding. "Voor één opdracht komen we soms meerdere keren langs." Bekijk het resultaat en zeg dan het volgende. Een alinea met negen wijzigingen levert u negen wijzigingen tegelijk op, en geen idee welke daarvan u beviel.
Vraag eerst iets te zien, dan pas om meer
"Laat de opdrachten van deze maand per monteur zien" kost een ogenblik en vertelt u of het systeem klopt. Vraagt u om een dashboard, drie rapporten en een e-mail bij elke statuswijziging voordat u ook maar één opdracht heeft bekeken, dan is het uur zo om.
Wanneer u stopt met beschrijven
Zodra degene die ermee gaat werken, er het werk in kan doen. Geef het portaal aan één monteur. Kijk wat die in de eerste twee minuten doet. Wat die niet kan vinden, is uw volgende zin.
Het eerste uur, op volgorde
- Eén zin over het werk.
- Eén zin over de mensen.
- Vijf echte rijen, of uw bestand.
- Herstel wat niet klopt, één zin per keer.
- Geef het aan één persoon die ermee gaat werken.