Che cosa chiedere a Quinta SI nella tua prima ora
Registrazione fatta: sullo schermo c'è un solo campo in cui scrivere. Niente menu, niente galleria di template, niente tour guidato. È fatto apposta: la SI è quello che viene dopo l'AI, e quello che ti serve glielo dici, invece di montarlo pezzo per pezzo. Vuol dire però che la prima frase devi scriverla tu. Ecco come scriverla bene.
Racconta il lavoro, non il software
La prima cosa che scrivono quasi tutti è «un gestionale». È la frase meno utile che ci sia, perché dà il nome a una categoria di prodotti, non alla tua azienda. Otterrai un gestionale ordinato e qualunque, e passerai l'ora a rimaneggiarlo.
Scrivi invece quello che succede nella tua giornata di lavoro: «i clienti chiamano per un guasto, mandiamo uno dei nostri, che ripara subito oppure ordina il pezzo, e a fine mese fatturiamo». Ogni sostantivo di quella frase diventa qualcosa nel tuo sistema. Ogni verbo diventa un passaggio.
Di' chi sono le persone
La seconda frase deve dire chi è coinvolto. «L'ufficio risponde alle chiamate, i tecnici lavorano dal telefono, i clienti vogliono vedere a che punto siamo.» È questo che trasforma un insieme di tabelle in qualcosa che tre tipi di persone possono usare, ciascuno vedendo la propria parte.
Metti subito dati veri
Non stare ad ammirare le righe di esempio. Inserisci cinque ordini veri, oppure passa a Quinta SI il foglio di calcolo che hai già. In dieci minuti i dati veri fanno venire fuori i problemi che gli esempi tengono nascosti per una settimana: il cliente con due indirizzi, il lavoro che richiede tre interventi.
Una modifica alla volta
Quando qualcosa non va, di' quella cosa sola. «Per lo stesso ordine possono servire più interventi.» Guarda il risultato, poi di' la successiva. Con un paragrafo di nove modifiche ottieni nove modifiche tutte insieme, e non sai più quale ti andava bene.
Prima di chiedere altro, chiedi di vedere
«Fammi vedere gli ordini di questo mese, tecnico per tecnico» richiede un attimo e ti dice se il sistema è giusto. Chiedere una dashboard, tre report e un'email a ogni cambio di stato prima di aver guardato un solo ordine: è così che un'ora va in fumo.
Quando smettere di descrivere
Quando la persona che lo userà riesce a farci il suo lavoro. Metti il portale in mano a un tecnico. Guarda che cosa fa nei primi due minuti. Quello che non trova è la tua prossima frase.
La prima ora, in ordine
- Una frase sul lavoro.
- Una frase sulle persone.
- Cinque righe vere, oppure il tuo file.
- Correggi quello che non va, una frase per ogni cosa.
- Dallo in mano a una persona che lo userà.